اصول کلی و ضوابط نمایشگاهی چیست؟
شما که صاحب یک کسبوکار هستید، باید بدانید که هر نمایشگاه زیر نظر شرکت یا سازمان برگزارکننده و بر اساس ضوابط مشخصی اجرا میشود. این قوانین، شامل ثبتنام و دریافت مجوز غرفه مطابق مقررات برگزارکننده، ارائه مدارک مالکیت تجهیزات، پرهیز از استفاده از وسایل ممنوعه یا خطرناک (مانند مواد آتشزا)، و همچنین رعایت دستورالعملهای مربوط به حملونقل، ورود و خروج سازهها و زمانبندی نصب و جمعآوری غرفهها است. در ادامه این اصول و ضوابط را به تفکیک بررسی خواهیم کرد.
1. مراحل ثبتنام و پذیرش
ثبتنام برای شرکت در نمایشگاهها از طریق وبسایت رسمی برگزارکننده انجام میشود. برگزارکننده اختیار کامل در پذیرش یا رد درخواستها دارد و تایید نهایی تنها پس از بررسی مدارک و پرداخت هزینه امکانپذیر خواهد بود. هزینه اجاره غرفه، مطابق با متراژ و نوع فضای انتخابشده پرداخت میشود. واریز وجه پیش از تایید، هیچ حق مالکیتی برای متقاضی ایجاد نمیکند. اطلاعات درجشده در فرم ثبتنام، مبنای تمام اقدامات بعدی است و تغییر در آنها بهصورت کتبی و تا پیش از مهلت مقرر قابل انجام خواهد بود.
2. ضوابط پرداخت و مقررات مالی
تمامی شرکتکنندگان موظف هستند که هزینه اجاره غرفه را بر اساس فضای درخواستی و مطابق با تعرفه رسمی پرداخت نمایند. پرداخت باید از طریق حساب انجام شود. در صورت پرداخت با چک، فقط چک شرکت متقاضی پذیرفته میشود. رعایت نظم در مراحل ثبتنام، تکمیل فرمها و ارائه بهموقع رسید پرداخت در انتخاب جایگاه بهتر غرفه تاثیر مستقیم دارد. برگزارکننده مسئولیتی در مقابل واریزهای انجامشده پیش از تایید نهایی ندارد.
3. درج اطلاعات در کتاب رسمی نمایشگاه
اطلاعات شرکتکنندگان، یعنی نام تجاری، مشخصات تماس و حوزه فعالیت در کتاب رسمی نمایشگاه به زبان فارسی و انگلیسی درج میشود. ارسال بهموقع و دقیق این اطلاعات ضروری است و در صورت وجود اشتباه یا نقص، مسئولیت آن بر عهده شرکتکننده میباشد. پس از چاپ، یک نسخه رایگان از کتاب به شرکتکننده ارائه میشود.
4. روشهای غرفهسازی
در طراحی و ساخت غرفه های نمایشگاهی معمولاً از سازههای متنوعی استفاده میشود که بسته به نوع فضا و بودجه، قابلیت ترکیب و شخصیسازی دارند. اما به جز این ابزارهای تبلیغاتی برخی از غرفهها با تجهیزات ساده دیگری ارائه میشوند و برخی دیگر بدون آنها. در حقیقت در نمایشگاهها دو روش اصلی برای ساخت و آمادهسازی غرفه وجود دارد:
- خرید غرفه با تجهیز: بدیهی است که در این حالت، طراحی و ساخت غرفه توسط مجری نمایشگاه انجام میشود. این غرفهها شامل امکانات پایه مانند میز، صندلی، نور، موکت و دیواره هستند. این روش سادهتر است و معمولاً برای کسبوکارهایی که نیاز به صرفهجویی در هزینه و زمان هستند، کاربردی میباشد.
- خرید غرفه بدون تجهیز: در این روش شرکتکننده فقط فضای غرفه را اجاره میکند و مسئولیت طراحی و ساخت آن بر عهده شرکتهای تخصصی غرفهسازی است. شرکتکننده باید مدارک و نقشههای طراحی را حداقل 20 روز قبل از شروع نمایشگاه یا 72 ساعت قبل از تحویل زمین، به مجری ارائه دهد. این روش هزینهبرتر است و معمولاً برندهای بزرگتر این راه را برمیگزینند.
سازههای مورد استفاده در طراحی و ساخت غرفهها:
- استند پاپ آپ نمایشگاهی
- رول آپ تبلیغاتی
- میز کانتر نمایشگاهی
- تابلو لایت باکس
- استند کاتالوگ نمایشگاهی
- استند تبلیغاتی ایستاده
5. قوانین و نکات ساخت و تحویل غرفه
- معمولاً در غرفههای با تجهیز، حداقل مساحت 12 متر مربع و در غرفههای بدون تجهیز، 24 متر مربع است.
- امکانات پایه برای هر 12 متر مربع شامل دو لامپ، یک میز، دو صندلی، یک پریز برق و موکت کف است.
- هنگام ساخت غرفه باید از هرگونه آسیب به دیوارهها یا زمین نمایشگاه خودداری شود.
- ارتفاع و طراحی سقف غرفه باید هماهنگ با فضای کلی نمایشگاه و به صورتی باشد که باعث انسداد دید یا ناهماهنگی در زیبایی ظاهری سالن نشود.
- در صورت نیاز به آوردن تجهیزات اضافی، لازم است مجوزهای لازم از برگزارکننده دریافت گردد.
- پس از تحویل غرفه، شرکتکنندگان دو روز فرصت دارند تا متراژ و موقعیت غرفه خود را بررسی کرده و در صورت وجود مغایرت، اعتراض خود را ثبت کنند.
پیشنهاد مطالعه سیلور رسانه: غرفه سازی مدولار چیست؟
6. مقررات مربوط به خرید زمین غرفه از مجری نمایشگاه
ممکن است که شما از موقعیت غرفه نمایشگاهی خود یا متراژ آن ناراضی باشید. علتش این است که دیر برای رزرو غرفه خود اقدام کردهاید. به خاطر بسپارید که حتما در زمان مشخصی که مجری نمایشگاهها برای اقدام نسبت به رزرو غرفه و زمین آن اعلام میکنند، اقدام به خرید غرفه کنید تا گزینههای بیشتری داشته باشید. فراموش نکنید غرفه شما زمانی نهایی میشود که هزینه رزرو غرفه را بهصورت کامل پرداخت کرده باشید.
7. ضوابط غرفهسازی و ایمنی
بدیهی است که مراحل طراحی و اجرای غرفهها باید مطابق با دستورالعملهای مدیریت نمایشگاه و پس از تأیید ناظران فنی صورت میگیرد. در ساخت غرفهها باید تمامی نکات ایمنی را رعایت کرد. این نکات شامل استفاده از تجهیزات برقی استاندارد، ابزارهای مناسب، اجتناب از وسایل یا مواد آتشزا، عدم نصب چراغهای بدون حفاظ یا وسایل حرارتی شعلهدار است.
8. قوانین عرضه و نمایش کالا
شرکتکنندگان فقط باید کالاها و خدمات مرتبط با موضوع نمایشگاه را ارائه دهند. نمایش محصولات غیرمرتبط یا فاقد کیفیت ممنوع است. تمامی کالاها باید دارای مجوز و استانداردهای معتبر باشند و مغایرتی با ارزشهای اسلامی نداشته باشند. در بسیاری از مواقع، فروش مستقیم کالا در محل غرفه مجاز نیست و شما باید به معرفی و بازاریابی محصولات بپردازید.
9. رعایت شئونات اسلامی در تبلیغات
تمامی محتوای تبلیغاتی از جمله بنرهای روی سازه های نمایشگاهی، کاتالوگها و بروشورها باید منطبق بر شئونات اسلامی باشند. استفاده از تصاویر یا متونی که با ارزشهای فرهنگی و دینی مغایرت دارد، ممنوع است.
10. مقررات نظافت و نگهداری غرفه
نظافت محیط غرفه، وظیفه غرفهدار است. ریختن زباله، مصالح اضافی یا ضایعات ناشی از ساخت و ساز در فضای نمایشگاه ممنوع میباشد و در صورت تخلف، جریمه نقدی دارد.
پیشنهاد مطالعه سیلور رسانه: 10 اشتباه غرفه سازی
11. مقررات تبلیغات در نمایشگاه
تبلیغات محیطی باید صرفاً در محدوده غرفه انجام گیرد. این یعنی نصب سازههای نمایشگاهی مانند رول آپ استند، میز کانتر و پاپ آپ استند نمایشگاهی، لایت باکس، بنر یا پخش بروشور در سالنها، راهروها یا غرفههای دیگر بدون مجوز ممنوع است. استفاده از دیوارها یا سقف سالن هم برای نصب تبلیغات مانند پوستر و … مجاز نیست. محتوای تبلیغاتی باید قبل از شروع رویداد به تأیید روابط عمومی برسد.
12. شرایط انصراف از رزرو غرفه
اگر یک برند به هر دلیلی قصد انصراف از حضور در نمایشگاه را دارد، باید درخواست خود را حداکثر 30 روز قبل از آغاز نمایشگاه بهصورت کتبی اعلام کند. در این حالت، 20 درصد از مبلغ پرداختی به عنوان جریمه کسر و باقی وجه بازگردانده میشود. اگر شما انصراف خود را کمتر از 20 روز مانده به نمایشگاه اعلام کنید، هیچ مبلغی قابل استرداد نخواهد بود.
13. زمان ساخت و تخریب غرفه
شرکتکنندگان حداکثر 4 روز پس از تایید طرح نهایی فرصت ساخت غرفه را دارند؛ تأخیر در این فرآیند باعث پرداخت جریمه میشود. پس از پایان نمایشگاه 2 روز مهلت برای جمعآوری تجهیزات و تحویل زمین در نظر گرفته شده است. معمولاً برای تضمین اجرای صحیح تعهدات، یک فقره چک ضمانتی از سوی غرفهداران نزد مجری نمایشگاه نگهداری میشود. مسئولیت حفظ تجهیزات در طول تخریب غرفه، بر عهده خود غرفهدار است.
نتیجهگیری
رعایت قوانین و مقررات نمایشگاهی، آمادهسازی دقیق غرفه و تبلیغات هدفمند، کلید بهرهوری یک برند در نمایشگاه است. برای داشتن غرفهای حرفهای، جذاب و منطبق با استانداردها، میتوانید از سازههای نمایشگاهی باکیفیت مانند پاپ آپ استند، رول آپ استند و میز کانتر نمایشگاهی استفاده کنید.
آژانس تبلیغاتی سیلور رسانه با ارائه سازههای نمایشگاهی با کیفیت بالا، ارسال سریع و مشاوره رایگان، آماده است تا برند شما را در هر رویدادی به بهترین شکل به مخاطبان هدف معرفی کند.
همراه (تلگرام و واتساپ): 0818 409 0919
تلفن ثابت : 68-67 665 665 -021